Инвентаризирай безконтактно

Отчитането на дълготрайните материални активи става много по-бързо и лесно с модерните RFID технологии

Предприятията, независимо от тяхната юридическа форма, инвентаризират имуществото си най-малко веднъж годишно с цел достоверното представяне на активите и пасивите във финансовите отчети. Допълнителни инвентаризации могат да се извършват и по решение на мениджмънта. Целта им може да бъде различна. Например, когато компания за товарни превози подготвя камионите си за път, трябва да е сигурна дали са оборудвани с всички необходими реквизити – от фенерчета, през аптечки, до документи за преминаване на границата.    

На инвентаризация подлежат всички дълготрайни материални активи, например сгради, машини, съоръжения, апаратура, транспортни средства, автомобили, пътни настилки, компютри, периферни устройства и много други. Някои от тях могат да бъдат бракувани, а други – да променят локацията си. Дори малък клон на фирма разполага с внушителен обем активи, за инвентаризирането на който ангажира цял екип служители.

Процесът е не само трудоемък и продължителен, но крие риск от грешки, а всеки погрешно отчетен актив може да доведе до косвени загуби за фирмата.  

РЕШЕНИЕТО

Разработени са различни софтуерни продукти, които автоматизират процеса и го правят много по-бърз и лесен за реализация. Особено подходящ за всеки тип бизнес е софтуерът ELTRADE INVENTORY. Той е базиран на технологията за радиочестотна идентификация (Radio Frequency Identification – RFID) – форма на безжична комуникация, която използва радиовълни, за да идентифицира и проследява обекти. Характерно за тази технология е, че вместо със стандартни хартиени етикети, обектите се маркират с тагове (етикети с микрочип), които могат да бъдат прочетени от разстояние с мобилен скенер. Решението се предлага и във вариант, разработен на базата на баркод технология.

КЪДЕ Е ПРИЛОЖИМО

ELTRADE INVENTORY e подходящо решение за широк спектър от бизнеси -  търговски обекти, хотели, банки, училища и университети, библиотеки, здравни заведения, производствени предприятия, на практика - за всяка организация, която притежава дълготрайни материални активи, които подлежат на отчет.

ОТ БЕНЗИНОКОЛОНКИ ДО КОМПЮТЪРНИ МИШКИ

Първата компания, която се доверява на разработеното от „Елтрейд“ решение, е OMV. Веригата бензиностанции оперира със 100 обекта в цялата страна, които освен горива, масла и измиване на автомобили, предлагат прясно приготвени закуски, напитки и други видове продукти, подходящи за път.

Активите на компанията, които подлежат на инвентаризация, са на стойност милиони левове – от земя и бензиноколонки до кафе машини, знамена и съоръжения за детски площадки. Десет регионални мениджъра отговарят всеки за по 10 обекта. Една част от активите са подложени на външно влияние, други – на топлинно (в кухните на VIVA Cafe). Етикетите, с които са маркирани, съответно са съобразени с конкретните условия на експлоатация.

Преди да внедри софтуера OMV използва три информационни системи, но нито една от тях не съдържа пълния набор от дълготрайни активи на компанията и това създава големи проблеми по време на годишните и частичните инвентаризации на имуществото.

ELTRADE INVENTORY решава проблемите с локализирането на обекти, като системата е в състояние да съхрани историята на движение на всеки един актив. Ангажираните с инвентаризацията служители лесно усвояват работата с продукта, а времето за извършване на операцията драстично намалява.

Комендантството към Министерство на отбраната контролира с ELTRADE INVENTORY не само дълготрайните си активи, като различни ИТ устройства – рутери, антени и т.н., но и материалните запаси – от тенджери до компютърни мишки. За нуждите на държавната структура, която използва решение за столово хранене със софтуер „Детелина“, специално е разработена възможност за отчитане на броими активи, като вилици и лъжици, използвани в столовите и барчетата към министерството.

КАК СЕ БРОЯТ АКТИВИ НА ЛЕТИЩЕТО

Едновременното идентифициране на голям брой активи, при това от значително разстояние и без пряка видимост, както и лесното търсене, смяна на локацията и проследяване движението на обектите между различни локации, мотивират екипа на „Голдеър Хендлинг България“ да избере системата за безконтактна инвентаризация на „Елтрейд“. Дъщерното дружество на водещия доставчик на наземно обслужване в Югоизточна Европа - гръцката Goldair Handling, предлага широк спектър от услуги на летищата София, Варна и Бургас - обслужване на пътниците, обработка на багаж и товари, обслужване на летателни машини на рампата, администриране на полетите и управление на екипажите, бюра за продажби на билети, както и други дейности като охранителни и VIP услуги.

Преди да заработят с ELTRADE INVENTORY от компанията въвеждат активите в екселски таблици. Освен загуба на време и разходи за допълнителен персонал този метод на работа често води и до материални загуби – изчезват колички за багаж, радиостанции и други. С разработената от „Елтрейд“ система оборудването и цялата техника, с която оперира компанията, се локализират бързо и успешно, като същевременно се предотвратяват злоупотреби и грешки при отчитането и въвеждането на информацията.

МЕТОД, БАЗИРАН НА БАРКОД ТЕХНОЛОГИЯ

Като ценово по-приемливо решение друг клиент на „Елтрейд“ - Държавна агенция „Електронно управление“ (ДАЕУ) към МС, избира варианта за инвентаризация чрез безжичен баркод четец, който прочита баркод етикети и позволява мобилност на оператора. При този метод се създава индивидуален етикет за всеки актив и ключовата информация за него е достъпна по всяко време. Така се подобрява скоростта и точността на рутинните проверки на активите чрез лесен достъп до данните.

ЧРЕЗ РАДИОВЪЛНИ И МИКРОЧИПОВЕ

Посредством RFID четец, който се насочва към произволна точка в помещението, улавяйки радиовълни дори от микрочипове без пряка видимост, следи имуществото си Министерство на земеделието, храните и горите. След спечелена обществена поръчка „Елтрейд“ внедри системата в централната сграда на министерството на бул. „Христо Ботев“.

Институтът по публична администрация (ИПА), също контролира дълготрайните си активи със системата за безконтактна инвентаризация ELTRADE INVENTORY. Продуктът се използва и от Държавната агенция за бежанците, която има множество териториални поделения и управлява три вида бежански центрове. Чрез него агенцията контролира включително материални активи като одеяла, хавлии и други подобни. Изводът е, че ELTRADE INVENTORY е решение, което освен за извършването на задължителните годишни инвентаризации, може да се използва и за упражняване на текущ контрол над имуществото.

Частното еврейско основно училище „Роналд Лаудер“ към организацията на евреите в България „Шалом” също отчита, бракува, ремонтира и проследява локацията на своите материални активи с ELTRADE INVENTORY.

КАТО ОБЛАЧНА УСЛУГА

"Карготек България" е друга компания, избрала да следи офис оборудването си със системата за безконтактна инвентаризация на „Елтрейд“. Българското поделение на финландската Cargotec предлага ycлyги в oблacттa нa финaнcитe, cнaбдявaнeтo и дocтaвĸитe, чoвeшĸитe pecypcи и yпpaвлeниeтo нa инфopмaциятa, като oбcлyжвa пoвeчe oт 10 пaзapa, вĸлючитeлнo cĸaндинaвcĸитe cтpaни и CAЩ. За разлика от другите ползватели на  ELTRADE INVENTORY компанията използва системата като облачно базирана услуга.

КОМБИНАЦИЯ ОТ RFID И БАРКОД

Най-новият клиент, предпочел софтуера за безконтактна инвентаризация на „Елтрейд“, е застрахователното дружество „Булстрад“. В централния си офис компанията използва решението, базирано на технологията за радиочестотна идентификация (RFID), а в другите си офиси извършва операцията с безжичен баркод четец, който прочита баркод етикети. Едно от предимствата на системата, което мотивира не само „Булстрад“, но и всички останали клиенти да я изберат, е възможността за предварителен пренос да данните от счетоводни и ERP системи към софтуера, както и приключването на инвентаризационния процес със сравнителна ведомост и опис на артикулите, който се експортира в Microsoft Excel.

Иначе казано, независимо дали става въпрос за офис оборудване в многоетажна сграда, инвалидни колички в голяма болница, инструменти и оборудване във фабрика или помпено оборудване в далечни нефтени находища, RFID осигурява точни проследяващи данни в реално време за фиксирани и мобилни активи. Инвентаризацията по баркод също е далеч по-ефективна алтернатива на ръчното търсене на серийни номера.

От всичко казано до тук става ясно, че предимствата на безконтактната инвентаризация са безспорни. Процесът се ускорява до 20 пъти, а икономията на ресурси е значителна.

Ако изберете да модернизирате инвентаризационните процеси във вашата компания с ELTRADE INVENTORY, „Елтрейд“ може да ви осигури и задължителните компоненти на системата – RFID идентификатори (етикети и тагове за метал), RFID и баркод четци за сканиране на етикетите, принтери за тяхното отпечатване, компютри за събиране на данните и баркод етикети за тези, които избират метода, базиран на баркод технология.